Pendahuluan
Halo pembaca yang budiman, dalam bisnis, seringkali terjadi proses pembelian barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Namun, proses tersebut tidaklah semudah yang dibayangkan terutama jika proses pembelian tidak terdokumentasikan dengan baik. Oleh karena itu, dalam bisnis, diperlukan sebuah dokumen yang digunakan untuk merekam pembelian barang atau jasa, yaitu Purchase Order. Purchase Order adalah dokumen formal yang dibuat oleh pembeli atau perusahaan kepada pemasok yang berisi rincian pesanan pembelian. Dokumen ini berisi informasi mengenai jenis barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah barang atau jasa yang dipesan, harga, dan lain sebagainya. Pada umumnya, dokumen ini digunakan untuk menetapkan kesepakatan antara pembeli dan pemasok.
Pengertian Purchase Order
Purchase Order atau sering disingkat dengan PO adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk merekam pembelian barang atau jasa. Dokumen ini berisi informasi mengenai jenis barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah barang atau jasa yang dipesan, harga, serta informasi lainnya yang dibutuhkan dalam proses pembelian.
Fungsi Purchase Order
Fungsi utama dari Purchase Order adalah untuk menetapkan kesepakatan antara pembeli dan pemasok mengenai harga, jumlah, dan spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai bukti pembelian dan sebagai acuan apabila terjadi perbedaan antara pesanan dan barang atau jasa yang diterima.
Manfaat Purchase Order
Manfaat dari menggunakan Purchase Order adalah untuk memudahkan proses pengadaan barang atau jasa, menghindari terjadinya perselisihan antara pembeli dan pemasok, serta memudahkan proses akuntansi.
Tujuan Purchase Order
Tujuan dari pembuatan Purchase Order adalah untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tidak terjadi kesalahan dalam proses pembelian.
Proses Pembuatan Purchase Order
Proses pembuatan Purchase Order dimulai dengan permintaan pembelian dari departemen atau bagian yang membutuhkan, kemudian dilanjutkan dengan persetujuan dari manajemen, kemudian dibuatlah Purchase Order yang berisi rincian pesanan pembelian.
Bentuk Purchase Order
Purchase Order dapat berbentuk hardcopy atau softcopy (elektronik) tergantung dari kesepakatan antara pembeli dan pemasok.
Kelebihan dan Kekurangan Purchase Order
Kelebihan Purchase Order
1. Mencegah terjadinya kesalahan dalam proses pembelian barang atau jasa.2. Menghindari terjadinya perselisihan antara pembeli dan pemasok.3. Memudahkan proses akuntansi.4. Dapat digunakan sebagai bukti pembelian.5. Mempercepat proses pengadaan barang atau jasa.
Kekurangan Purchase Order
1. Meningkatkan biaya administrasi.2. Memerlukan waktu dan tenaga untuk membuat dokumen Purchase Order.3. Memerlukan pengetahuan untuk membuat dokumen Purchase Order yang tepat.
Tabel Purchase Order
| No. | Nama Barang | Jumlah Barang | Harga | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Keyboard Wireless | 5 | 300.000 | 1.500.000 |
| 2 | Mouse Wireless | 10 | 200.000 | 2.000.000 |
| 3 | Speaker Bluetooth | 3 | 500.000 | 1.500.000 |
| Total Harga | 5.000.000 | |||
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa itu Purchase Order?
Purchase Order adalah dokumen formal yang dibuat oleh pembeli atau perusahaan kepada pemasok yang berisi rincian pesanan pembelian.
2. Apa saja informasi yang terdapat pada Purchase Order?
Informasi yang terdapat pada Purchase Order antara lain jenis barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah barang atau jasa yang dipesan, harga, dan lain sebagainya.
3. Apa fungsi Purchase Order?
Fungsi utama dari Purchase Order adalah untuk menetapkan kesepakatan antara pembeli dan pemasok mengenai harga, jumlah, dan spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli.
4. Apa manfaat dari penggunaan Purchase Order?
Manfaat dari menggunakan Purchase Order adalah untuk memudahkan proses pengadaan barang atau jasa, menghindari terjadinya perselisihan antara pembeli dan pemasok, serta memudahkan proses akuntansi.
5. Bagaimana proses pembuatan Purchase Order?
Proses pembuatan Purchase Order dimulai dengan permintaan pembelian dari departemen atau bagian yang membutuhkan, kemudian dilanjutkan dengan persetujuan dari manajemen, kemudian dibuatlah Purchase Order yang berisi rincian pesanan pembelian.
6. Apakah Purchase Order hanya berbentuk hardcopy?
Tidak, Purchase Order dapat berbentuk hardcopy atau softcopy (elektronik) tergantung dari kesepakatan antara pembeli dan pemasok.
7. Apa kekurangan dari penggunaan Purchase Order?
Kekurangan dari penggunaan Purchase Order antara lain meningkatkan biaya administrasi, memerlukan waktu dan tenaga untuk membuat dokumen Purchase Order, dan memerlukan pengetahuan untuk membuat dokumen Purchase Order yang tepat.
8. Apa tujuan dari pembuatan Purchase Order?
Tujuan dari pembuatan Purchase Order adalah untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tidak terjadi kesalahan dalam proses pembelian.
9. Apa saja informasi yang harus terdapat dalam Purchase Order?
Informasi yang harus terdapat dalam Purchase Order antara lain jenis barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah barang atau jasa yang dipesan, harga, dan informasi lain yang dibutuhkan dalam proses pembelian.
10. Apa bedanya Purchase Order dengan Invoice?
Purchase Order digunakan untuk merekam pesanan pembelian, sedangkan Invoice digunakan untuk merekam pembayaran atas pesanan tersebut.
11. Kapan sebaiknya menggunakan Purchase Order?
Purchase Order sebaiknya digunakan dalam setiap proses pembelian barang atau jasa untuk memudahkan pengaturan dan pengawasan terhadap pesanan tersebut.
12. Apa saja informasi yang harus diperhatikan saat membuat Purchase Order?
Informasi yang harus diperhatikan saat membuat Purchase Order antara lain keterangan pesanan, jumlah pesanan, harga, waktu pengiriman, dan lain sebagainya.
13. Apa risiko yang dapat terjadi bila tidak menggunakan Purchase Order?
Bila tidak menggunakan Purchase Order, risiko yang dapat terjadi antara lain kesalahan dalam pembelian barang atau jasa, terjadinya perselisihan antara pembeli dan pemasok, serta mempersulit proses akuntansi.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa Purchase Order adalah dokumen formal yang digunakan untuk merekam pembelian barang atau jasa. Penggunaan Purchase Order dapat memudahkan proses pengadaan barang atau jasa, menghindari terjadinya perselisihan antara pembeli dan pemasok, serta memudahkan proses akuntansi. Meskipun demikian, penggunaan Purchase Order juga memiliki kekurangan, seperti meningkatkan biaya administrasi. Oleh karena itu, sebagai pengusaha, penggunaan Purchase Order sangat dianjurkan dalam setiap proses pembelian barang atau jasa.
Kata Penutup
Dalam dunia bisnis, terdapat banyak sekali dokumen yang harus dipahami dan digunakan dengan baik dan benar, salah satunya adalah Purchase Order. Meskipun terlihat sederhana, dokumen ini memiliki peran yang sangat penting dalam proses pembelian barang atau jasa. Oleh karena itu, untuk memastikan bahwa bisnis berjalan dengan baik dan lancar, penerapan Purchase Order harus dilakukan dengan baik dan benar.