Menjelaskan Purchasing
Purchasing atau pembelian adalah proses membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Purchasing termasuk dalam aktivitas operasional bisnis dan umumnya dilakukan oleh tim purchasing atau procurement. Secara umum, purchasing melibatkan pengadaan barang atau jasa terbaik dengan harga terbaik, pengaturan kontrak, serta pengiriman dan pembayaran yang tepat waktu.
Sejarah Singkat Purchasing
Purchasing telah menjadi bagian penting dari bisnis sejak abad ke-20. Sebelumnya, pengelolaan pembelian dan pengadaan barang dan jasa diambil alih oleh departemen lain dalam perusahaan seperti keuangan atau produksi. Namun, pada tahun 1960-an, purchasing mulai dianggap sebagai fungsi strategis dalam bisnis. Karena itu, purchasing menjadi departemen tersendiri dalam bisnis.
Tujuan Purchasing
Tujuan purchasing dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori, yaitu:
| Kategori | Penjelasan |
|---|---|
| Efisiensi | Menjaga harga dan biaya pembelian tetap rendah dibandingkan dengan kualitas yang dibutuhkan |
| Keamanan | Memastikan pengiriman barang atau jasa tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi |
| Kepuasan pelanggan | Memenuhi kebutuhan bisnis dengan produk atau jasa berkualitas dan tepat waktu |
| Ketersediaan | Memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup |
| Keterlibatan | Mengoptimalkan relasi dengan pemasok atau vendor |
Kelebihan Purchasing
1. Menjamin kualitas dan kuantitas barang atau jasa
Dengan purchasing, perusahaan dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli berkualitas dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Perusahaan juga dapat memastikan ketersediaan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup.
2. Meminimalkan biaya
Dengan purchasing, perusahaan dapat meminimalkan biaya pembelian karena tim purchasing dapat memilih pemasok atau vendor yang menawarkan harga terbaik.
3. Mengoptimalkan relasi dengan pemasok
Dalam bisnis, relasi yang baik dengan pemasok atau vendor sangat penting. Tim purchasing dapat membangun relasi yang baik dengan pemasok atau vendor agar dapat memperoleh harga terbaik dan layanan yang baik.
4. Meningkatkan efisiensi bisnis
Dengan purchasing, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya untuk proses bisnis lainnya dan meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Dengan purchasing, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan produk atau jasa yang berkualitas dan tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempertahankan pelanggan yang telah ada.
6. Meningkatkan keamanan bisnis
Dengan purchasing, perusahaan dapat memastikan pengiriman barang atau jasa tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi. Hal ini dapat meningkatkan keamanan bisnis dan menghindari kerugian karena pengiriman yang tidak sesuai dengan spesifikasi.
7. Mempercepat proses pembelian
Dengan purchasing, perusahaan dapat mempercepat proses pembelian karena tim purchasing dapat memilih pemasok atau vendor yang menawarkan layanan dan pengiriman yang cepat dan tepat waktu.
Kekurangan Purchasing
1. Mengalami kesulitan dalam memilih pemasok atau vendor
Tim purchasing harus memilih pemasok atau vendor yang terpercaya dan memenuhi standar kualitas yang dibutuhkan. Proses pemilihan pemasok atau vendor ini dapat menjadi sulit dan memakan waktu yang cukup lama.
2. Mengalami kesulitan dalam memperkirakan permintaan
Tim purchasing harus memperkirakan permintaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup. Namun, memperkirakan permintaan yang akurat dapat menjadi sulit dan memakan waktu yang cukup lama.
3. Membutuhkan biaya untuk melatih anggota tim purchasing
Agar dapat melakukan purchasing dengan baik, tim purchasing harus dilatih secara teratur. Pelatihan tim purchasing membutuhkan biaya dan waktu yang cukup besar.
4. Membutuhkan proses administrasi yang rumit
Proses purchasing melibatkan proses administrasi yang rumit seperti pengaturan kontrak dan pembayaran. Proses administrasi yang rumit ini dapat memakan waktu dan memakan biaya yang cukup besar.
5. Dapat terjadi masalah kualitas
Dalam purchasing, terdapat risiko terjadinya masalah kualitas barang atau jasa yang dibeli. Masalah kualitas ini dapat mempengaruhi operasional bisnis dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
6. Dapat terjadi masalah keterlambatan pengiriman
Dalam purchasing, terdapat risiko terjadinya keterlambatan pengiriman barang atau jasa yang dibeli. Keterlambatan ini dapat mempengaruhi operasional bisnis dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
7. Dapat membatasi fleksibilitas bisnis
Dalam purchasing, perusahaan harus mematuhi kontrak pembelian yang telah disepakati dengan pemasok atau vendor. Hal ini dapat membatasi fleksibilitas bisnis dan menghambat pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa saja yang menjadi tujuan purchasing dalam bisnis?
Purchasing memiliki beberapa tujuan, yaitu efisiensi, keamanan, kepuasan pelanggan, ketersediaan, keterlibatan, dan pengurangan biaya.
2. Apa saja manfaat purchasing dalam bisnis?
Purchasing dapat meminimalkan biaya, meningkatkan efisiensi bisnis, meningkatkan kepuasan pelanggan, mempercepat proses pembelian, meningkatkan keamanan bisnis, dan mengoptimalkan relasi dengan pemasok.
3. Apa saja kekurangan purchasing dalam bisnis?
Beberapa kekurangan purchasing antara lain kesulitan dalam memilih pemasok atau vendor, kesulitan dalam memperkirakan permintaan, biaya pelatihan tim purchasing, proses administrasi yang rumit, risiko terjadinya masalah kualitas atau keterlambatan pengiriman, dan pembatasan fleksibilitas bisnis.
4. Bagaimana cara memilih pemasok atau vendor yang tepat dalam purchasing?
Untuk memilih pemasok atau vendor yang tepat, perusahaan dapat melakukan riset terlebih dahulu. Perusahaan juga dapat mempertimbangkan reputasi, pengalaman, penawaran harga, dan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan oleh pemasok atau vendor.
5. Apa saja tips untuk meningkatkan efisiensi dalam proses purchasing?
Beberapa tips untuk meningkatkan efisiensi proses purchasing adalah menyederhanakan proses, menggunakan teknologi yang tepat, mengotomatisasi proses, dan membentuk tim purchasing yang handal.
6. Apa yang dimaksud dengan krisis dalam purchasing?
Krisis dalam purchasing terjadi ketika terdapat masalah pada pengiriman barang atau jasa yang dibeli seperti keterlambatan pengiriman atau masalah kualitas barang atau jasa. Krisis ini dapat mempengaruhi operasional bisnis dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
7. Bagaimana cara memperkirakan permintaan dalam purchasing?
Untuk memperkirakan permintaan dalam purchasing, perusahaan dapat melakukan riset pasar terlebih dahulu, mempertimbangkan data historis, serta berkomunikasi dengan bagian-bagian bisnis yang memerlukan barang atau jasa.
8. Apa yang dimaksud dengan kontrak pembelian?
Kontrak pembelian adalah perjanjian resmi antara perusahaan dan pemasok atau vendor yang memuat informasi detail tentang barang atau jasa yang dibeli, harga pembelian, serta persyaratan pengiriman dan pembayaran.
9. Apa saja risiko yang terkait dengan purchasing?
Risiko yang terkait dengan purchasing antara lain risiko kualitas, risiko keterlambatan pengiriman, risiko harga, risiko pasokan, dan risiko reputasi.
10. Apa bedanya antara purchasing dan procurement?
Purchasing dan procurement adalah dua konsep yang berbeda meskipun seringkali digunakan secara bergantian. Purchasing lebih terfokus pada pengadaan barang atau jasa sedangkan procurement lebih terkait dengan pengelolaan seluruh rangkaian kegiatan yang melibatkan pengadaan barang atau jasa.
11. Apa yang dimaksud dengan supplier relationship management (SRM)?
Supplier relationship management (SRM) adalah konsep dalam purchasing yang berkaitan dengan pengelolaan hubungan dengan pemasok atau vendor. Tujuan SRM adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis dengan menjalin hubungan yang erat dengan pemasok atau vendor.
12. Bagaimana cara meminimalkan risiko dalam purchasing?
Untuk meminimalkan risiko dalam purchasing, perusahaan dapat melakukan riset pasar dan memilih pemasok atau vendor yang terpercaya serta memenuhi standar kualitas yang dibutuhkan. Perusahaan juga dapat menggunakan teknologi yang tepat untuk mengelola purchasing, serta membentuk tim purchasing yang handal.
13. Apa yang dimaksud dengan e-procurement?
E-procurement adalah konsep dalam purchasing yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengelola pengadaan barang atau jasa. E-procurement dapat mempercepat proses purchasing dan meminimalkan biaya serta kesalahan dalam pengadaan barang atau jasa.
Kesimpulan
Purchasing adalah proses membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Tujuan purchasing adalah untuk memperoleh barang atau jasa terbaik dengan harga terbaik, pengaturan kontrak, serta pengiriman dan pembayaran yang tepat waktu. Kelebihan dari purchasing antara lain menjamin kualitas dan kuantitas barang atau jasa, meminimalkan biaya, meningkatkan efisiensi bisnis, meningkatkan kepuasan pelanggan, mempercepat proses pembelian, meningkatkan keamanan bisnis, dan mengoptimalkan relasi dengan pemasok. Sedangkan kekurangan dari purchasing antara lain kesulitan dalam memilih pemasok atau vendor, kesulitan dalam memperkirakan permintaan, biaya pelatihan tim purchasing, proses administrasi yang rumit, risiko terjadinya masalah kualitas atau keterlambatan pengiriman, dan pembatasan fleksibilitas bisnis.
Disclaimer
Artikel ini hanya untuk tujuan informasi dan tidak dimaksudkan sebagai saran keuangan atau profesional. Semua keputusan yang berkaitan dengan purchasing harus dilakukan setelah mempertimbangkan dengan hati-hati dan memperoleh nasihat profesional yang sesuai.